いつもダメ出しばっかり受けて、仕事ができないと思われている・・。本当にツライなあ・・。
たぶん、あなたが悪いのではありません。
あなたが相手の真意を上手く聞けていないから、結果的にダメ出しを受けているだけかもしれません。
ダメ出しされる原因
ダメ出しされる原因は非常にシンプルです。
ダメ出しというのは、相手の事前期待に満たないために起きます。
例えば、上司に提出した資料にダメ出しがあった場合。
それは、上司が考える資料に対する事前期待を超えられなかったから、ダメ出しに繋がっている訳です。決してあなたが悪いわけではありません。
図で表すと、以下のような構図ですね。
ダメ出しをされないための3ステップ
なのでダメ出しをされないためには、相手の事前期待の水準をしっかりと把握することが重要になります。
以下のように、相手の事前期待の水準を確認して「ほめられ領域」に持っていきましょう。
STEP１：自分の基準を明確にする
STEP２：相手の基準と自分の基準の異なる部分を探る
STEP３：その違いが生まれる背景や理由を探る
STEP１：自分の基準を明確にする
まず初めにやるのが、自分の基準を明確にするということ。
自分の基準を相手に示さないと、相手から一方的にダメ認定されて終わりです。
例えば、先ほどの例で上司に提出した資料にダメ出しされた場合。
・自分はどういう目的でその資料を作成しているのか？
・その目的に沿った時に、自分の資料は何を伝えようとしているのか？
ここら辺は意識して仕事に取り組まないといけないし、相手にも上記が伝わるようコミュニケーションしておかないといけません。
STEP２：相手の基準と自分の基準の異なる部分を探る
ただここで上司からダメ出しされる場合があります。
その時には、自分の資料が相手の事前期待を満たせていないということです。
・資料の目的がズレているのか？
・資料の訴求ポイントがズレているのか？
・資料の文章が読みにくいのか？
このあたりを上司とコミュニケーションしながら確認し、相手の期待水準を把握するよう努めましょう。
そこでようやく相手の基準と自分の基準の異なる部分の理解に繋がっていきます。あとはその異なる部分を埋めていく作業になります。
「異なる部分を埋めていく作業＝改善」です。
STEP３：その違いが生まれる背景や理由を探る
あと「相手の基準と異なる部分」を探って埋めていく過程で重要なことがあります。
それが、相手と自分の基準の違いが生まれる背景や理由の理解です。
上記がしっかりと把握できていれば、相手が「Excellent」をあげたくなるような大きな改善にも繋がりますし、次からは同じ類のミスを繰り返すことも減ります。
〇〇さんは「なぜ」そのように思われるのですか？
上記のように「なぜ？」を問うようにしてみましょう。
その「なぜ？」から、違いが生まれる背景や理由を探ることができます。
まとめ
これまで僕は多くの人と仕事で関わってきましたが、
STEP１：自分の基準を明確にする
STEP２：相手の基準と自分の基準の異なる部分を探る
STEP３：その違いが生まれる背景や理由を探る
が上手な人は、例外なく仕事がデキます。
最初の内は、１回で褒められ領域までいくことは難しいと思いますが、上記のステップを頭に入れて普段の仕事で意識すれば、徐々にダメ出しは減ると思います。
１つの資料に限らず、あらゆる仕事やサービス・商品の価値は、相手の事前期待を上回ることで発揮がされます。
僕たちが普段使っているiPhoneも、僕たちの事前期待を上回る便利さや使い勝手の良さがあったからこそ、これほどまでに普及をしているはずです。
なので、「相手の事前期待を把握するとか超面倒臭い、、、ダメ出しするアイツのことが嫌いなのに、、、」とか思わず、ぜひ自分のレベルアップのためと思って、ぜひ実践してみてください。
もっと勉強したい方は、こちらの本をぜひ読んでみてください。（この記事も以下の本の内容を参考にしています）
